Så får Headcount HR en summering direkt efter mötet

Headcount HR är ett svenskt HR-system för små och medelstora företag, grundat 2023. Försäljningen bygger till stor del på uppsökande arbete och kundmöten, och bolaget bygger nu ut säljorganisationen.

Mycket tid gick åt efter varje möte

I säljteamet började en stor del av arbetet när kundmötet var slut. Anteckningar från papper och penna skulle in i datorn. Kollegorna skulle få veta hur mötet hade gått, CRM skulle uppdateras och kunden skulle få en presentation och annat material. Det var många steg, och allt gjordes för hand.

Rapporterna till varandra blev olika från gång till gång. Lapparna hamnade lätt i en hög. Om dagen tog slut innan allt var klart fick materialet till kunden vänta till kvällen eller dagen efter. Då var teamet inte lika nära kunden längre.

Det tidigare verktyget räckte inte

Teamet hade testat ett annat verktyg för transkribering. Samtalen blev nedskrivna, men det var svårt att hitta tillbaka till ett visst möte och summeringarna räckte inte. För att få något användbart anonymiserade de transkripten och körde dem genom ytterligare ett verktyg. Det blev ett extra steg efter varje möte, och det har de slutat med.

En summering som hela teamet kan läsa

När teamet såg Flowmeets första gången var det tydligt att det var mer än ett verktyg för anteckningar.

Nu kommer en strukturerad summering direkt efter varje möte. Den blir grunden för materialet till kunden, och kollegorna läser den för att veta hur mötet gick. Den summeringen är den första delen av efterarbetet, och därför går resten fortare. Inför nästa möte med samma kund behöver ingen ha allt i huvudet.

“Nu är vi extremt snabba. Direkt efter mötet får vi en summering, och den blir grunden för materialet vi skickar till kunden.” Vilhelm Harrysson, Headcount HR

Återkoppling som hjälper varje säljare

Efter varje möte får säljaren återkoppling på sitt eget möte: vad som gick bra, vad som kunde ha gjorts annorlunda och vad som är bra att tänka på nästa gång.

För teamet har det gett en mer gemensam struktur i mötena. Säljarna vet tydligare vad de vill få ut av varje möte, märker när de har lämnat strukturen och är mer medvetna om hur mycket de själva pratar. Det ger mer utrymme att lyssna.

Säkerheten var viktig i valet

Headcount HR hanterar själva HR-data. För dem är säkerhet viktigt och ett löfte till de egna kunderna, så de tänker på det när de väljer verktyg att använda själva. Flowmeets är GDPR-anpassat; SOC 2, ISO 27001 och ISO 42001 pågår.

Mer tid till kunderna

Varje säljare lägger minst två timmar mindre i veckan på anteckningar och rapporter. Uppföljningen går ut medan mötet fortfarande är färskt, och teamet har fått en tydligare struktur i säljarbetet.

Ett gemensamt ställe att lära sig av varandra

När teamet växer blir Flowmeets en naturlig plats att lära upp nya säljare. Där finns teamets vanligaste invändningar samlade, och från varje invändning går det att öppna ett möte där en kollega hanterade den. En ny säljare kan se hur någon annan i teamet gjorde.

När teamets nya säljare ville samla invändningarna i ett dokument för att förbereda nya medarbetare och mötesbokare, blev det Flowmeets i stället för en Excel-fil. Där samlas de redan automatiskt.

Till andra team som redan har ett mötesverktyg säger Headcount HR att Flowmeets varken är en notetaker eller ett CRM. Det fyller en annan lucka: ett verktyg för att träna teamet och dela kunskap.