Juridik

AI-policy

Version / Gäller från: 2026-11-08

Senast uppdaterad: 2026-11-08

1. Inledning

Denna AI-policy förklarar hur Flowmeets använder artificiell intelligens ("AI") i våra tjänster, inklusive transkribering, sammanfattning, coachning, sentimentanalys av mötestext och andra automatiserade mötesinsikter. Syftet med policyn är att skapa transparens, bygga förtroende och tydliggöra hur AI är integrerat i vår plattform.

Flowmeets drivs av Flowmeets AB, Sundbybergs Torg 1, 172 67 Sundbyberg, Sverige, org.nr 559574-7444 ("Flowmeets", "vi", "oss" eller "vår").

2. Omfattning av AI-användning

Flowmeets använder AI-teknik för att hjälpa organisationer att spara tid, få insikter och förbättra resultatet i sina kundinteraktioner. Våra AI-funktioner omfattar:

Automatisk transkribering – att omvandla mötesljud till text.
Mötesammanfattning – att skapa korta sammanfattningar av viktiga diskussionspunkter.
Coachningsinsikter – att ge rekommendationer utifrån mötesinnehåll.
Sentimentanalys – att analysera stämningen i det som sägs, enbart utifrån transkriberingstexten, i coachningssyfte. Flowmeets analyserar inte tonläge i rösten och känner inte igen eller drar slutsatser om känslor utifrån röst, ansiktsuttryck eller andra biometriska uppgifter.
Scorecards och ramverk – att tillämpa metoder som MEDDICC och BANT för utvärdering av möten.
Mötesförberedelse – att förbereda dig inför kommande möten, bland annat utifrån kalenderuppgifter och, om du kopplar ditt e-postkonto, utifrån relevant e-posthistorik.

3. Datakällor för AI-behandling

AI-funktionerna behandlar uppgifter som kan omfatta:

Ljud- och/eller videoinspelningar av möten.
Transkriberad mötestext.
Mötesmetadata (datum, tid, deltagare, agenda).
Anteckningar, chattmeddelanden eller andra inmatningar i Flowmeets-plattformen.
Om du kopplar ditt e-postkonto (till exempel Gmail): utdrag ur lagrade meddelanden som utväxlats med mötesdeltagare, använda för att generera mötesförberedelser och relaterade sammanfattningar. Dessa utdrag behandlas av Scaleways AI-modeller. Gladia och Berget tar inte emot e-postinnehåll.

Sådana uppgifter behandlas på Flowmeets infrastruktur som hostas av Scaleway inom EU och av de AI-underbiträden som anges i avsnitt 5, endast enligt våra instruktioner.

4. Mänsklig inblandning

Flowmeets AI-funktioner är utformade för att stödja användare, inte ersätta mänskligt omdöme.

Allt AI-genererat innehåll är avsett som rekommendationer eller sammanfattningar.
Kunderna ansvarar för att granska AI-genererat innehåll innan de förlitar sig på det för beslut.
Flowmeets fattar inte beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar enskilda.

5. AI-modeller och leverantörer

Vi använder AI-modeller och infrastruktur från följande leverantörer, var och en anlitad som underbiträde enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal:

Scaleway SAS (Frankrike): våra AI-modeller, inklusive våra stora språkmodeller (LLM), tal-till-text-modeller och sökinbäddningsmodeller, är modeller med öppna vikter som körs på Scaleways infrastruktur inom EU. De driver transkribering, sammanfattningar, analys, coachningsinsikter, mötesförberedelser och sökning. När du kopplar e-post behandlar Scaleways LLM:er även begränsade e-postutdrag för mötesförberedelser och relaterade sammanfattningar.
Gladia SAS (Frankrike): tal-till-text-transkribering, talaruppdelning (diarisering) och samtalsanalys, inklusive textbaserad sentimentanalys. Gladia tar inte emot kalender- eller Gmail-uppgifter.
Berget AI AB (Sverige): omrankning av sökresultat, vilket innebär behandling av sökfrågor och utdrag ur transkriberingar. Berget tar inte emot kalender- eller Gmail-uppgifter.

Våra AI-funktioner använder endast dessa leverantörer. Om en användare väljer att koppla sin egen AI-assistent till Flowmeets (till exempel via vår MCP-koppling) delas de uppgifter som användaren begär med den assistenten på användarens initiativ och enligt assistentleverantörens egna villkor; den leverantören är inte ett underbiträde till Flowmeets. Den aktuella förteckningen över alla underbiträden, med behandlingsplatser och överföringsmekanismer, publiceras i vårt Trust Center på https://trust.flowmeets.com/.

Dataplats: Flowmeets hostar kunduppgifter inom EU/EES. När ett underbiträde innebär överföring av personuppgifter utanför EU/EES använder vi de skyddsåtgärder som krävs enligt kapitel V i GDPR, enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal och vår integritetspolicy.
Ingen träning på kunduppgifter: Vi använder aldrig kunduppgifter för att träna AI-modeller.
Underbiträden: Alla underbiträden som deltar i AI-behandling är avtalsbundet bundna och omfattas av förhandsmeddelande och rätt att invända enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

6. Noggrannhet och begränsningar

Även om vi eftersträvar hög noggrannhet kan AI-genererat innehåll innehålla fel eller utelämnanden.

Kunderna bör validera kritisk information innan de agerar utifrån AI-genererat innehåll.
AI-funktioner tillhandahålls "i befintligt skick" och utan garantier om 100 % noggrannhet.

7. Lagringstid för AI-funktioner

Inspelningar: lagras i upp till 3 år från inspelningsdagen om kunden inte raderar dem tidigare. Om kontot avslutas tidigare raderas de inom 90 dagar från avslutet.
Transkriberingar och sammanfattningar: tillgängliga så länge kontot är aktivt, och raderas inom 90 dagar efter att kontot avslutats, om inte lagen kräver att vi sparar dem.
Härledda insikter och scorecards: lagras tillsammans med den tillhörande mötesposten om de inte tas bort manuellt.
Mötesförberedelser som härletts från e-post: behålls tillsammans med de tillhörande mötesposterna. När du kopplar bort e-post raderas eller anonymiseras lagrat e-postinnehåll, men redan genererade mötesförberedelser behålls tills de raderas enligt lagringsreglerna ovan eller av dig.

Kunder kan ställa in kortare lagringstider och kan när som helst radera enskilda möten, inspelningar eller annat innehåll.

8. Kundens ansvar

När AI-funktioner används måste kunden:

Inhämta alla nödvändiga samtycken för inspelning och transkribering i enlighet med tillämplig lag.
Informera mötesdeltagarna om att AI kommer att användas för att behandla mötesinnehåll.
Säkerställa att AI-genererat innehåll används på ett lämpligt och etiskt sätt.

8.1 Otillåten användning

Flowmeets får användas i möten av alla slag, inklusive rekryteringsintervjuer, till exempel för att spela in, transkribera, anteckna och sammanfatta. Kunden får inte använda Flowmeets AI-funktioner eller AI-genererat innehåll:

a) för AI-baserad bedömning, gallring eller rangordning av arbetssökande, eller som underlag för beslut om anställning;

b) som underlag för beslut om anställda eller andra arbetstagare, till exempel befordran, uppsägning, arbetsuppgiftsfördelning eller formell prestationsutvärdering. Detta gäller allt AI-genererat innehåll, inklusive coachningsinsikter, scorecards, sentimentanalys, mätetal för teamprestation och sammanfattningar;

c) för att känna igen eller dra slutsatser om enskildas känslor.

Coachningsinsikter och scorecards är avsedda att stödja individuellt lärande och utveckling. Varje beslut om en kandidat eller en anställd måste fattas av en person, utifrån en bedömning som inte bygger på Flowmeets AI-genererade innehåll.

9. Säkerhet och efterlevnad

All AI-behandling utförs i enlighet med vår integritetspolicy och vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

Uppgifter krypteras vid överföring och lagring.
Resultat lagras på Flowmeets infrastruktur som hostas av Scaleway inom EU.

10. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna AI-policy från tid till annan för att återspegla tekniska, rättsliga eller operativa förändringar. Uppdateringar publiceras på vår webbplats, och fortsatt användning av tjänsterna innebär att du godtar den uppdaterade policyn.

11. Kontaktuppgifter

För frågor om denna AI-policy eller våra AI-funktioner:

E-post: support@flowmeets.com

Postadress: Flowmeets AB, Sundbybergs Torg 1, 172 67 Sundbyberg, Sverige

Flowmeets AB · Org.nr 559574-7444 · Stockholm, Sverige