Så fick Hailey HR mer närvaro i mötena, och mindre admin efteråt

Hailey är en EU-suverän HR-plattform där företag samlar alla sina processer kring medarbetare. Det var Customer Success som först började använda Flowmeets, i kundmöten och implementationsprojekt. När det fungerade bra följde Recruitment och Produktavdelningen efter.

Dokumentationen hann aldrig ikapp

I Customer Success handlar mycket om implementationsprojekt och möten med befintliga kunder. CS-projektledarna utbildar i plattformen, bygger förståelse för hur kundens HR-avdelning fungerar och vilka funktioner de vill ta i bruk, samtidigt som de ofta delar skärm. Att anteckna, visa och diskutera samtidigt var en utmaning.

Efteråt skrev man ner det man kom ihåg, oftast ungefär hälften. Krav på dokumentation hade ställts många gånger, men det uteblev ofta när annat prioriterades. När flera kollegor tar vid samma kund saknades en gemensam bakgrund: vad kunden använder, hur de arbetar, hur HR-organisationen ser ut.

Admintid som åt upp dagen

CS-personerna blockade tid i kalendern bara för admin. Den tiden vill teamet hellre lägga på proaktiva kundinitiativ, event och webbinarier, i stället för att skriva ner anteckningar.

EU-suveränitet: leva som de lär

När Hailey HR valde leverantör var det tydligt från början: de måste ha en leverantör som är EU-suverän, både i vilka AI-modeller som körs och i var datan lagras. Det är samma krav de ställer på underleverantörer till den egna plattformen, och något de trycker på gentemot sina kunder. Där vill de leva som de lär. Därför föll valet på Flowmeets framför andra alternativ de tittade på.

Summeringar, och data över tid

Transkribering fanns redan i Teams, men det räckte inte. Det Hailey HR saknade var att plocka ut det relevanta per mötestyp och att samla datan så att trender och insikter går att följa över tid. Tidigare spelade de inte in sina möten, så den typen av underlag fanns inte.

Delad kundbild och nästa steg

När arbetet är teambaserat kan olika kollegor ta vid samma kund. Då behöver bilden av kunden finnas kvar: vad som sagts, vad som lovats, vad som ska göras. Action items och tasks som plockas upp efter mötet hjälper till att hålla koll, utan att någon måste läsa hela transkriberingen för att komma ihåg nästa steg. Samtidigt får CS-personerna vara kvar i diskussionen i stället för att sitta och försöka memorera allt.

“Vi upplever att vi kan vara mer närvarande i möten och diskussioner, istället för att försöka komma ihåg allt och anteckna samtidigt.” Marincke Behm, Hailey HR

Samma verktyg för CS, Recruitment och Produktavdelningen

I rekrytering samlas anteckningar från anställnings- och case-intervjuer. I Produktavdelningen, där främst produktägarna använder verktyget, gäller interna produktmöten och sprintplanering, där många små beslut annars sitter i olika personers huvuden. Marincke har kopplat Flowmeets MCP med andra AI-verktyg för att ha transkript, anteckningar och krav samlade när teamet utforskar mer agentiskt produktarbete.

Mindre admintid, mer värdefull tid kvar

De som var med i piloten uppskattar nog att admintiden typ halvades, en uppskattning, inte en uppmätt siffra. Tiden försvinner inte nödvändigtvis, men den blir mer värdefull: datan finns direkt, och teamet kan jobba med insikterna. Många uppskattar också att kunna gå tillbaka till egna inspelningar och få coachning efteråt.

Ut till organisationen, och vidare

Efter piloten rullade man ut Flowmeets till Customer Success. Kort därefter anslöt sig även rekryteringsteamet och Produktavdelningen. Det var enkelt att komma igång utan att omarbeta befintliga processer. Framåt ser Marincke särskilt potential i Knowledge Hub för onboarding i ett växande CS-team: att kunna ta del av bra möten utan att behöva sitta med i realtid.